2015. aastal käivitunud partnerluse jooksul viis Finestmedia senise moraalselt vananenud töötuskindlustuse infosüsteemi üle kaasaegsele lihtsalt hallatavale platvormile, muutes Eesti Töötukassa töötus-kindlustushüvitise menetluse täisautomaatseks.

Riigihanke tulemusena sõlmitud koostöölepinguga asus Finestmedia meeskond koostööpartneritega ettevõttest Datel analüüsima Töötukassa 15 aastat vana süsteemi. Monoliitse arhitektuuriga platvorm, mida oli juba aastaid kulukate arendus- ja hooldustööde käigus parandatud, muutis andmevahetuse kohmakaks ega suutnud tagada tõrgeteta toimivat teenust. Näiteks võisid vigaselt sisestatud andmed põhjustada viivitusi menetlusprotsessis ja seeläbi ka erinevate hüvitiste ja toetuste maksmises.

Kuidas me seda tegime?

• Jälgisime töövarjuna menetlejate argipäeva, et mõista süsteemi äriloogikat ning tuvastada senise platvormi suurimad kitsaskohad. See lähenemine aitas märkimisväärselt parandada ka Töötukassa töötajate ja arendaja vahelist teineteisemõistmist. Ühtlasi kasvatas see menetlejate usku, et uuendustega paratamatult kaasnevad häired nende igapäevatöös muudavad tööd pikas perspektiivis lihtsamaks ja mugavamaks.
• Töövaatluse, äriprotsesside analüüsi ja pikkade koosolekute tulemusena otsustasime, et uus süsteem peab tulema modulaarne, et tagada süsteemi töökindlus ning hallata paindlikumalt selle eri komponente.
• Koostöös Töötukassaga kirjutasime lahti kõik infosüsteemi teenused ja funktsioonid, tuvastasime kitsaskohad ning leppisime kokku põhimõtetes, mis ka uue süsteemi korral tagada tuleb.
• Panime paika kõige olulisemad eesmärgid –  kiirendada taotluste menetlemist ning tõsta e-teeninduse kaudu esitatavate taotluste osakaalu. Selle saavutamiseks tuli tagada iseteeninduskeskkonnaga parem integreeritus hüvitiste menetlemise, staažiarvutuste ja kõikvõimalike teiste funktsioonide ja registritega, et vähendada aega, mis kulub töötajatel andmete sisestamisele ja kontrollile.
• Uuenduste elluviimine, sealhulgas ka koondamishüvitise, maksejõuetushüvitise ja töötuskindlustushüvitise üleminek, toimus etapp-haaval agiilse tööprotsessi käigus. Etapiviisiline üleminek oli organisatsioonile suur katsumus, sest vaatamata uuendustele tuli tagada teenuse tõrgeteta osutamine ning töötajate jaoks tähendas see, et ligi aasta aega tuli kasutada kahte süsteemi paralleelselt.

Partnerluse tulemusena muudeti Töötukassa teenused tulevikukindlaks viies Töötukassa osutatavad teenused (töötuskindlustus-, koondamis ja maksejõuetushüvitiste ning EL tagasinõuete menetlused) vanalt platvormilt üle uuele ning uuendati tööprotsesse vastavalt ärivajadustele. Loodi keskne kindlustusstaaži arvutamise moodul, mis töötleb ka inimese välisriigis töötamisi, ning automatiseeriti Euroopa Liidu riikidest saadetavate töötuskindlustushüvitiste tagasinõuete menetlusprotsess.

Kõige tuntavama uuenduse läbis töötuskindlustushüvitis, mille menetlus automatiseeriti. See tähendab, et enamikel juhtudel saab iseteeninduskeskkonnas taotluse esitanud inimene hüvitise otsuse kõigest loetud hetke jooksul. Süsteem kontrollib andmete õigsust, teeb vajalikud päringud erinevatesse registritesse ning langetab otsuse, kas inimesel on õigus hüvitisele, millise perioodi vältel ja millises suuruses. Otsuse langetamise järel teavitab süsteem sellest ka taotlejat.

Töötukassa töö muutus lihtsamaks ka seetõttu, et kui varem pidi juhatuse liige otsuste paki kinnitama käsitsi oma digiallkirjaga, siis nüüd kinnitab otsuste paki automaatselt Digitempel, millel on õiguslikult allkirjaga võrdne jõud. Uues süsteemis on automatiseeritud ka töötuskindlustushüvitise maksmise lõpetamine kui isik töötuna arvelt maha võetakse. Kõik see aitas organisatsioonil säästa väärtuslikke töötunde ja tulevikus arendustöödele kuluvat raha ning pakkuda Töötukassa klientidele senisest kiiremat teenust.

Töötukassa langetab igas kuus keskmiselt 1350 automaatset töötuskindlustushüvitise määramise otsust ja 1215 töötuskindlustushüvitise maksmise lõpetamise otsust. See tähendab, et ligikaudu 50% kõigist töötuskindlustushüvitisi ja töötutoetusi puudutavatest otsustest langetatakse täna täisuatomaatselt.

“Soovime, et arvuti teeks tulevikus ära kõik selle tehnilise töö, mida ta suudab teha inimesest kiiremini, paremini ja efektiivsemalt. Tehisintellekti ja nutikate lahenduste kasutamine ei ole meie jaoks eesmärk omaette – oleme sellesse investeerinud ainult siis, kui saame sel teel mistahes ülesannet mõistlikumalt ja kulutõhusamalt lahendada.

Eesti Töötukassa uued digilahendused on pälvinud palju positiivset vastukaja. Lisaks Töötukassa aasta digiteo tiitlile omistati Töötukassale töötushüvitiste täisautomaatsete menetlusprotsesside arenduse eest ka Eesti Kvaliteediühingu konkursi “Kvaliteedi tegu 2019” tunnustus.”

Erik Aas, Eesti Töötukassa juhatuse liige

Uue platvormi kasutuselevõtu tulemusena on Töötukassa:

• saanud paremini hallatava, suuremate funktsionaalsete võimalustega ja võimalikele tulevikus ees seisvatele muudatustele paremini kohandatava keskkonna;
• kiirendanud märkimisväärselt hüvitistaotluste menetlemist;
• kasvatanud e-Töötukassa keskkonna kasutajate arvu;
• hoidnud kokku väärtuslikke töötunde;
• loonud süsteemi, mis oskab vältida inimfaktorist tekkinud vigu ja sellest tingitud viivitusi hüvitiste menetlusprotsessis.

Eesti Töötukassa on töötuskindlustuse seaduse alusel tegutsev avalik-õiguslik juriidiline isik, mis alustas tegevust 2002. aastal.  Eesti Töötukassa korraldab töötuskindlustust eesmärgiga tagada töötuse korral tööotsingute ajaks kaotatud sissetuleku osaline kompenseerimine, töölepingu ülesütlemise hüvitamine töötajale koondamise korral, töötajate nõuete kaitse tööandja maksejõuetuse korral. Eesti Töötukassa viib ellu tööpoliitikat eesmärgiga tagada tööealise elanikkonna võimalikult kõrge tööhõive ning pikaajalise töötuse ja tööturult tõrjutuse ennetamine.